GDPR – ochrana osobných údajov.

 

I. Úvodné ustanovenia

 

1. Slovenská aikido asociácia, IČO: 36088498, DIČ: 2021566976, Občianske združenie: VVS/1-900/90-11398-3 vedené Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, sekciou verejnej správy, odborom všeobecnej vnútornej správy, oddelením registrácií, Drieňová 22, 826 86 Bratislava (ďalej SAA), týmto informuje subjekty osobných údajov, ktoré prichádzajú do styku s SAA, o zhromažďovaní osobných údajov, nakladaní s nimi a zásadami ochrany súkromia (ďalej tiež len “Zásady”). Cieľom týchto Zásad je poskytnúť subjektom osobných údajov potrebné informácie hlavne v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (GDPR).

 

2. Obsahom týchto Zásad sú tieto oblasti:

a) Aké osobné údaje budeme spracovávať;

b) Za akým účelom a akým spôsobom budeme osobné údaje spracovávať;

c) Komu môžu byť osobné údaje poskytnuté;

d) Po akú dobu budeme osobné údaje spracovávať;

e) Aké sú práva subjektov údajov vo vzťahu k ochrane osobných údajov.

 

3. Pre účely týchto Zásad sa rozumie: 

a) Správcom osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a rozhoduje o tom, akým spôsobom budú osobné údaje spracované teda SAA.

b) Subjektom údajov fyzická osoba, podnikajúca aj nepodnikajúca, ktorej osobné údaje boli poskytnuté a spracované SAA a táto osoba je členom SAA či poskytuje SAA službu v rámci činnosti SAA.

c) Osobnými údajmi všetky informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej osobe ako subjekte údajov (napr. meno, bydlisko, telefónne číslo, email a iné). Ich detailný prehľad bude popísaný nižšie.

 

4. SAA pri spracovaní osobných údajov postupuje v súlade s právnymi predpismi.  

 

 

II. Rozsah spracovania osobných údajov

 

1. SAA spracováva tieto kategórie osobných údajov, ktoré sú subjektom poskytované pri odoslaní elektronickej prihlášky a v súvislosti s webovou stránkou is.aikikai.sk: meno a priezvisko, dátum narodenia (v súlade so zásadou minimalizácie), tituly, pohlavie, štátna príslušnosť, kontaktné údaje ako e-mail, telefón, fakturačné a transakčné údaje. V prípade maloletých kontaktné údaje rodiča. Ďalej uchovávame informácie zo vzájomnej komunikácie (informácie z emailov alebo iných kontaktných formulárov), súčasťou zhromažďovaných osobných údajov môžu byť aj prípadné fotografické záznamy resp. videozáznamy subjektu v bežnej dokumentačnej kvalite zaobstarané na seminároch usporadúvaných SAA. 

 

2. Na našich webových stránkach Vás nesledujeme, takže sa k nám dostanú len tie Vaše osobné údaje, ktoré nám vyslovene poskytnete.

 

 

III. Účely a doby spracovania osobných údajov

 

1. SAA spracováva vyššie uvedené kategórie osobných údajov na tieto účely: 

a) Zaistiť riadne uzatvorenie a následné plnenie zmluvného záväzku k službám SAA (ako účasť na seminároch) v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Osobné údaje sú spracovávané po dobu trvania členstva v SAA a následne po dobu troch rokov od jeho skončenia. Poskytnutie týchto údajov je nutnou podmienkou pre odoslanie členskej prihlášky.

b) Zo zmluvného záväzku ďalej SAA vyplývajú zákonné povinnosti, a preto musíme spracovávať osobné údaje aj za týmto účelom v zmysle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Jedná sa hlavne o povinnosti účtovné, daňové, archivačné a poskytnutie súčinnosti správnym orgánom, polícii a súdom. 

 

2. V súlade s posúdením prednosti záujmov, dôsledkov a dopadov ďalej spracovávame osobné údaje v rámci oprávnených záujmov SAA vrátane práv a právom chránených záujmov SAA.

a) Oprávneným záujmom chápeme právo na účinnú obhajobu v prípade sporu. Údaje sú spracovávané po dobu troch rokov od ukončenia členstva a doba uchovávania sa predlžuje o dobu počas, ktorej je spor vedený.

b) Oprávneným záujmom SAA je tiež zasielanie informácií súvisiacich s činnosťou SAA hlavne po dobu trvania členstva v SAA. 

 

 

IV. Právny základ pre spracovanie osobných údajov

 

Pre jednoduchosť je možné zhrnúť, že zákonnosť spracovania je daná článkom 6 ods. 1 GDPR, podľa, ktorého je spracovanie zákonné, ak je potrebné pre splnenie zmluvy, pre splnenie zákonnej povinnosti, pre ochranu oprávnených záujmov alebo spracovanie prebieha na základe udeleného súhlasu. Jednotlivé tituly spracovania sme Vám popísali vyššie.

 

 

V. Poskytovanie osobných údajov tretím osobám

 

1. Osobné údaje musíme v rámci zákonných povinností poskytnúť orgánom štátnej správy, napr. finančným úradom, súdom, orgánom činným v trestnom konaní. 

 

2.  Osobné údaje môžu byť ďalej poskytnuté pre plnenie zmlúv našich subdodávateľov a spracovateľom ako sú právna kancelária, vedúci členských klubov, poskytovateľom poštových služieb, účtovná kancelária, medzinárodná organizácia. Poskytnutie osobných údajov bude vždy v súlade so zásadou minimalizácie a len za konkrétnym vyjadreným účelom.

 

3. Nemáme v úmysle poskytovať Vaše osobné údaje ďalším subjektom za účelom ponúkania služieb tretích strán. 

 

4. Osobné údaje nebudeme poskytovať do krajín mimo Európsku úniu alebo Európsky hospodársky priestor. 

 

 

VI. Doba spracovania osobných údajov

 

1. Dobu spracovania osobných údajov zo strany SAA sme popísali v čl. III týchto zásad. V súlade so zásadou transparentnosti a zrozumiteľnosti je možné zhrnúť:

a) Vaše osobné údaje budeme spracovávať po dobu, počas ktorej budete členom SAA, alebo po dobu potrebnú k plneniu archivačnej povinnosti podľa platných právnych predpisov, ako sú napr. zákon o účtovníctve.

b) Osobné údaje budú spracovávané a ukladané najmenej po dobu trvania členstva. Niektoré osobné údaje potrebné pre daňové a fakturačné povinnosti budú uchovávané dlhšie spravidla 5 – 10 rokov (v súlade s príslušnými ustanoveniami zákona o účtovníctve popr. zákona  o dani z pridanej hodnoty) počínajúc rokom nasledujúcim od vzniku uchovávanej skutočnosti.

c) Osobné údaje potrebné pre uplatnenie našich oprávnených záujmov budeme uchovávať po dobu maximálne troch rokov od ukončenia členstva v SAA.

d) Osobné údaje nebudú nikdy uchovávané dlhšie ako je zákonom stanovené maximum. Po uplnynutí archivačnej doby budú osobné údaje bezpečne a nenávratne zmazané tak, aby nemohlo dôjsť k ich zneužitiu.

 

 

VII. Pôvod osobných údajov

 

1. SAA získava osobné údaje priamo od subjektov a to hlavne vyplnením elektronickej prihlášky, vzájomnej komunikácie alebo z osobne uzatvorených zmlúv. Mimo toho môžu osobné údaje pochádzať tiež z verejne dostupných zdrojov. Takýto prípad však nastáva výnimočne (hlavne pri oprave poskytnutých údajov, plnení zákonných povinností či iných činnostiach v rámci oprávnených záujmov)

 

2. Môže nastať situácia kedy SAA získa osobné údaje od osoby odlišnej od subjektu údajov v súvislosti s vyplnením elektronickej prihlášky zákonným zástupcom dieťaťa. V takom prípade

a) Už v rámci prihlášky osobu vypĺňajúcu prihlášku poučujeme písomne o tom, aby boli zadané osobné údaje všetkých subjektov, alebo aspoň s ich vedomím a súhlasom.

b) Následne zasielame e-mailom všetkým subjektom informáciu o zadaní osobných údajov do nášho systému.

 

3. Snažíme sa predísť neoprávnenému použitiu osobných údajov a jednáme vždy transparentne. 

 

 

VIII. Súvisiace infromácie o spracovaní

 

1. Ak subjekt neposkytne svoje osobné údaje, nie je možné uzavrieť elektronickú prihlášku s SAA a poskytnúť výhody z nej vyplývajúce. Osobné údaje obsiahnuté v elektronickej prihláške sú pre SAA potrebné v súvislosti s poskytnutím súvisiacich výhod. Údaje v zmysle čl. III. odst 1. písm. d) týchto Zásad sú dobrovoľné.

 

2. Subjekt je povinný poskytnúť len pravdivé a presné osobné údaje. Za správnosť, presnosť a pravidvosť poskytnutých osobných údajov je zodpovedný subjekt. SAA za správnosť poskytnutých údajov zodpovednosť nenesie. 

 

3. Osobné údaje budú spracovávané v elektronickej a tlačenej podobe (v súvislosti s registráciou na semináre SAA) a SAA nevykonáva automatické rozhodovanie či profilovanie. 

 

 

IX. Práva subjektov údajov súvisiace so spracovaním

 

1. SAA informuje svojich členov ako subjekty osobných údajov, že majú v súvislosti s ochranou osobných údajov tieto práva: 

a) požadovať prístup k osobným údajom. Subjekt údajov je oprávnený požadovať informácie či sú jeho osobné údaje spracovávané. Ak áno, má prístup k informáciám o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobu uchovania osobných údajov a informácie o svojich právach.

b) na opravu osobných údajov. Ak došlo napr. k zmene telefónneho čísla, emailu, alebo inej skutočnosti, ktorú možno považovať za osobný údaj, má právo subjekt údajov právo od správcu požadovať opravu spracovávaných osobných údajov.

c) na výmaz poskytnutých osobných údajov. V určitých stanovených prípadoch má subjekt údajov právo požadovať, aby správca osobné údaje vymazal. Medzi také prípady patrí napr., že spracovávané osobné údaje nie sú pre vyššie zmienené účely naďalej potrebné. Správca osobné údaje maže po uplynutí doby potrebnosti automaticky, subjekt údajov sa však môže na správcu so svojou žiadosťou obrátiť kedykoľvek. Žiadosť následne podlieha individuálnemu posúdeniu a o jej vybavení bude subjekt údajov informovaný. 

d) na obmedzenie spracovania osobných údajov. Správca spracováva osobné údaje len v nutnom rozsahu. Ak by však subjekt údajov mal pocit, že správca napr. prekračuje vyššie stanovené účely, pre ktoré osobné údaje spracováva, môže podať žiadosť, aby jeho osobné údaje boli spracovávané výhradne pre najnutnejšie zákonné dôvody alebo aby boli osobné údaje blokované. Žiadosť následne podlieha individuálnemu posúdeniu a o jej vybavení bude subjekt údajov informovaný.

e) podať sťažnosť úradu pre ochranu osobných údajov.

f) právo na prenos osobných údajov na iného správcu v zodpovedajúcom formáte ak tomu nebránia žiadne zákonné či iné významné prekážky. 

g) právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov. 

 

2. Jednotlivé práva si môžete uplatniť zaslaním žiadosti na adresu info@aikikai.sk.

 

3. Požiadavkám na práva podľa odst. 1 tohto článku písm. c) a d) nie je možné v niektorých prípadoch celkom vyhovieť z dôvodu účelov uvedených v čl. III týchto Zásad, to s výnimkou bodu písm. c), kedy je možné uplatnenie všetkých práv uvedených v ods. 1.

 

4. V prípade, že by sa subjekt údajov domnieval, že dodávateľ vykonáva spracovanie jeho osobných údajov, ktoré je v rozpore s ochranou jeho súkromného a osobného života alebo v rozpore s príslušnými právnymi predpismi, hlavne ak sú jeho osobné údaje nepresné s ohľadom na účel ich spracovania môže požiadať SAA o vysvetlenie a to e-mailom na info@aikikai.sk. Vzniesť námietku proti spracovaniu a požadovať emailom, aby SAA zaistila odstránenie takto vzniknutého stavu. SAA o námietke rozhodne a informuje o rozhodnutí subjekt údajov. Ak SAA nevyhovie námietke, má subjekt údajov právo obrátiť sa priamo na Úrad pre ochranu osobných údajov. Týmto ustanovením nie je dotknuté právo obrátiť sa so svojim podnetom na Úrad pre ochranu osobných údajov priamo.

 

5. Vynasnažíme sa Vám odpovedať a poskytnúť informácie o prijatých opatreniach čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca. V prípade potreby a hlavne s ohľadom na počet žiadostí či zložitosti sme oprávnený lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace. O prípadnom predĺžení rovnako ako o jeho dôvodoch Vás budeme informovať. 

 

6. Ak subjekt údajov uplatní niektoré z práv vyššie uvedených, má SAA právo žiadať o preukázanie totožnosti subjektu údajov. V prípade, že žiadateľ nepreukáže svoju totožnosť do 14tich dní od zaslania žiadosti na overenie totožnosti nemusí byť jeho žiadosť na uplatnenie práva prijatá. 

 

7. Správca je oprávnený v prípade opakovanej a neodôvodnenej žiadosti o poskytnutie fyzickej kópie spracovávaných osobných údajov účtovať primerané poplatky za administratívne náklady s tým spojené. 

 

 

X. Záverečné ustanovenia

 

1. Všetky právne vzťahy vznikajúce v súvislosti so spracovaním osobných údajov sa riadia právnym poriadkom Slovenskej republiky a to bez ohľadu na to, odkiaľ bol prístup k nim realizovaný. K riešeniu prípadných sporov vzniknutých v súvislosti s ochranou súkromia medzi subjektom a správcom sú príslušné slovenské súdy. 

 

2. Subjekt môže podať sťažnosť u dozorového úradu, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov.